Spiceworks

I de siste dagene har vi drevet med helpdesk systemer, og da hovedsaklig Spiceworks. Dette er et gratis program og er noe av det bedre man kan få av gratis helpdesk systemer, siden det ikke er altfor avansert samtidig som det har veldig mange muligheter. For å si litt om helpdesk så er det noe brukere kan vende seg mot og få hjelp av hvis de får problemer med PCen, og det er viktig å kunne noe om dette siden det er mange bedrifter som benytter seg av dette, blant annet Office Center som jeg var utplassert for noen uker siden. Oppgaven vi fikk skulle dekke de grunnleggende funksjonene i programmet, så på mange måter var de ikke så altfor vanskelige å gjøre hvis man bare hadde lært seg og bruke det. Selve oppgaven gikk ut på å først installere programmet og utforske det litt for å få en liten følelse av hvordan det fungerer. På bildet under er forsiden til helpdesk-taben, og som man kan se at det brukes i nettleseren, noe som på mange måter er ganske kjekt. 

Opprette og behandle brukere

Den første skikkelige oppgaven gikk ut på å opprette brukere, her skulle vi lage en 1-linjebruker (de som sitter og tar imot og fikser) og en 2-linjebruker som 1-linjebrukeren sender jobben til hvis den ikke kan fikse det. Til slutt skulle vi lage masse end users. End users vil si de vanlige brukerne som skal rapportere inn feil til de som sitter på helpdesk. Det er to forskjellige måter å lage brukere på; for å lage linjebrukere må man først inn på Helpdesk og velge Settings, deretter skal man inn på User Accounts og dermed trykke på Add. Når man trykket på Add, så kan man skrive inn navn, e-mail, passord, og hva slags rolle brukeren har, blant annet admin, helpdesk admin, og reporting. Her valgte jeg helpdesk admin. Når man da er ferdige så kan brukerne logge inn på kontoene. For å lage end users må man først inn på People under Inventor, og som man kan se så ligger også både admin og linjebrukerne under her. For å legge til en end user går man bare inn på Everyone (eller en annen kategori hvis brukeren kan inn der), velger New Person, og fyller inn de boksene som er nødvendig. Det er også mulig å importere brukere ifra Active Directory, men dette fikk ikke jeg prøvd i første omgang.

Enhetsbehandler

En annen viktig del med Spiceworks er Asset Mangement. Her kan man legge inn og holde oversikt over alle enhetene som er koblet til nettverket, både PCer, printere, smarttelefoner etc. Listen finner man på Devices under Inventory, og det er også under her man legger til enheter. Det å legge til enheter er noe tungvindt, for man kan velge den enkle måten ved å bare scanne etter enheter i en IP-range (f.eks 10.16.150.1-254), og da vil man få opp alle enhetene i den IP-rangen med både navn og maskinnavn, men uten all informasjonen man får i måte nummer to. Den andre måten er å legge til enheter individuelt ved å søke etter en bestemt IP og skrive inn brukernavnet og passordet til maskinen man er ute etter, og da vil man få opp bøttevis med informasjon om enheten, både diskplass, ledig RAM, diskbruk over tid, og diverse andre ting. Om det finnes en enklere måte å legge inn enheter har jeg ikke funnet ut enda, men det er mulig at det går an å importere dem ifra Active Directory på samme måte som man kan importere brukere.

Hjemmeside

Det neste jeg startet med var å lage en kontaktside til en av linjebrukerne, for det er den siden som end brukerne vil se når de skal finne linjebrukerne og kontakte dem. Det blir altså en slags egen hjemmeside til linjebrukerne. De har allerede et standard utseende, men det er alltid positivt hvis en bedrift vil ha en litt mer personlig side som de kan designe selv slik de ser det. For å kunne lage en slik side må man først inn på User Portal under Helpdesk, og når man går videre inn på Design the User Portal får man opp en side som man har frihet til å designe selv. Det er dette som er hjemmesiden til linjebrukerne og er det som end userne vil se når de vil kontakte en linjebrukerne. Denne siden kan man som sagt designe selv slik at den møter ens ønskede behov, og man kan til og med legge inn en egen banner til bedriften. Man kan også legge inn FAQ (Frequently Asked Questions), der man kan søke etter allerede løste saker.

Koble sammen mail

En veldig fin funksjon i Spiceworks er at man kan koble sammen Spiceworks-konten til e-mail-kontoen. På denne måten kan man få tilsendt jobber på mail slik at de vil bli vist i Spiceworks som tickets. Å koble sammen disse to kontoene er en relativt enkel sak, for alt man trenger å gjøre er å navigere til E-Mail Settings og skrive inn e-mail adressen og passordet du vil koble Spiceworks kontoen til, og til slutt adressen og porten som e-mail serveren bruker. Siden jeg brukte en Gmail konto brukte jeg port 587 og smtp.gmail.com som utgående server, og som inngående brukte jeg port 995 og pop.gmail.com som serveradresse. Når man da lagrer er det mulig å bruke e-mailen som tickets, for både hver inn- og utgående e-mail regnes nemlig som en ticket, så da kan klienter sende mail om problemer de trenger hjelp med uten å måtte bruke Spiceworks. Det negative med dette er at innboksen til e-mailen blir fylt opp med spam ifra Spiceworks.

Mine tanker om Spicworks

Etter å ha jobbet noen timer med Spiceworks denne uka sitter jeg naturligvis igjen med en del tanker om det. Først vil jeg si at jeg aldri har brukt et skikkelig helpdesk system før utenom det lille jeg så av det de brukte hos Office Center. Men førsteinntrykket mitt av Spiceworks så langt er at det i bunn og grunn er bra og fungerer godt til å være et gratis program. Jeg syntes det var tungvindt å bruke og litt vanskelig å finne fram til ting i starten, men når man har lært seg hvordan de diverse funksjonene og menyene fungerer, så er det egentlig veldig brukervennlig å bruke. Når det kommer til funksjoner så vil jeg si at det hadde en del geniale måter å gjøre ting på, blant annet dette med å importere brukere ifra Active Directory og hvor mye informasjon man kan få om hver individuelle enhet i asset management/enhets behandleren. I tillegg har Spiceworks et community med forum med nesten 2.000.000 brukere, så hvis det er noe man lurer på angående både spiceworks, data og IT generelt, så er det bare å spørre på community sidene, for det er en stor sannsynlighet for at man får svar. Når det kommer til det negative så er det som sagt det at det kan være litt tungvindt  å bruke de første minuttene, men dette kan egentlig være fordi jeg aldri har brukt et slikt helpdesk system før, så for IT-profesjonelle kan det hende at Spiceworks er lett som bare det. Noe annet som jeg opplevde var at det kunne være litt tregt til å laste en gang i blant, men dette kan være pga. enten treg netthastighet eller at jeg kjørte det virtuelt og at jeg gikk tom for minne.
Men alt i alt syntes jeg Spiceworks fungerte knallbra til de oppgavene vi fikk. Det er både brukervennlig, stappet med funksjoner, og er gratis, og med tanke på at IKT klassen i fjor fikk et mye vanskeligere program å jobbe med, så var vi heldige som fikk bruke et program som Spiceworks.